Zbyt duże koszty stoku? Można je kontrolować.
I to bez drogiego oprogramowania
Z problemem przeciążonych stoków mierzy się dziś niemal każdy dealer. Samochody zastępcze (w serwisie i blacharni), demonstracyjne, auta na wynajem, a także samorejestracje... Coraz większa liczba pojazdów, na które trzeba mieć oko, sprawia, że kwestia zarządzania takimi zasobami może stać się problematyczna. Wyzwaniem jest nie tylko logistyka i fizyczne magazynowanie aut, ale przede wszystkim koszty, jakie generują samochody ze stoku. Kolejny problem, z którym borykają się przede wszystkim wielooddziałowe struktury dealerskie, dotyczy samej wiedzy na temat posiadanych samochodów: ich stanu technicznego, aktualnej wartości, historii czy specyfikacji. W takich okolicznościach – zwłaszcza w warunkach kryzysu – system, który pomoże uporządkować ten obszar funkcjonowania dealerstwa, staje się niezbędny.
Z różnych powodów dla wielu dealerów optymalnym rozwiązaniem w tym temacie nie będzie posiadany już system DMS. Część z nich ma ograniczoną funkcjonalność, np. w zakresie dokładnego określania wieku samochodów posiadanych przez dealera (co przy „świeżych” autach stokowych bywa kluczowe). Dodatkową przeszkodą może okazać się dealerska prywatność, ponieważ nie każdy chce chwalić się importerowi, co ma u siebie na placu. Dealerzy mogą się też posiłkować specjalistycznym oprogramowaniem, z którego korzystają firmy wynajmu. Pozwala ono zarządzać posiadaną flotą – i związanymi z nią kosztami – w najdrobniejszych szczegółach. Problem w tym, że taki system to koszt na poziomie nawet kilkuset tysięcy złotych. Zdarza się, że dealerzy tworzą własne rozwiązania. Mowa na przykład o tradycyjnych arkuszach kalkulacyjnych, które uwzględniają „karty ewidencji” dla każdego pojazdu będącego w posiadaniu dealera. To na takich kartach pracownicy dealerstwa ręcznie nanoszą przychody, np. z tytułu wynajmu, i koszty związane z danym autem. Wadą takiego rozwiązania jest jednak konieczność ciągłej aktualizacji i wymiany danych, która – bez funkcji „chmury” – jest bardzo uciążliwa, zwłaszcza dla dealerów, którzy mają więcej niż jedną lokalizację.
Niemal na wyciągniecie ręki dostępne jest jednak rozwiązanie proste, tanie, łatwo modyfikowalne, a przy tym umożliwiające edycję danych na żywo przez pracowników z różnych salonów. To arkusze kalkulacyjne online. Tworząc plik o odpowiedniej strukturze, który „w chmurze” będą uzupełniać handlowcy, doradcy serwisowi lub inne osoby odpowiedzialne za wynajem aut oraz pracownicy działu księgowości, dealer może własnymi siłami stworzyć narzędzie, które da bieżącą wiedzę na temat samochodów stokowych – generowanych przez nie przychodów i kosztów, a także sugerowanej ceny sprzedaży. Stworzenie dodatkowego dashboardu umożliwi z kolei podgląd kluczowych wskaźników związanych z samochodami stokowymi – marżowości czy rotacji – co jest cenną wiedzą z perspektywy zarządzających. Dashboard pokaże również, wobec ilu samochodów – z uwagi na zbyt długi czas przebywania w magazynie – należy podjąć działania, które wspomogą ich sprzedaż.
Tego, jak stworzyć taki arkusz kalkulacyjny – w tym wspomniany dashboard – podczas czerwcowego Dealer Kongres Online nauczy Michał Kowalczyk, szkoleniowiec programu Excel, autor kursów online do skutecznej nauki najpopularniejszego narzędzia analizy danych, prowadzący popularny fan page na Facebooku poświęcony Excelowi. W trakcie 50-minutowego warsztatu pokaże na żywo, jak zbudować intuicyjne narzędzie, w którym możliwe będzie uwzględnienie nie tylko przychodów i kosztów generowanych przez auta dealera, ale również np. akcji handlowych importera. Uczestnikom warsztatu przekaże również wiedzę, która pozwoli im tworzyć własne rozwiązania, umożliwiające pracę na jednym pliku wielu osobom w czasie rzeczywistym, a dodatkowo odpowiadające indywidualnym potrzebom danej firmy. A przy tym – niewymagające od niej inwestycji w drogie oprogramowanie.
Warsztat oparty na rzeczywistym przykładzie dealera, który stosował rozwiązanie oparte o tradycyjne arkusze kalkulacyjne
